Vers un conseil municipal sans papier à Lévis : Le comité exécutif emboîte le pas mer. 10 septembre 2008 - 10:54

Source : Journal de Lévis

Le conseil municipal de la ville de Lévis se dirige vers des séances sans papier. En effet, dès le printemps prochain, les membres du comité exécutif échangeront leur bloc de documents servant aux réunions pour un ordinateur portatif.

« Le passage vers un conseil sans papier marque un changement important dans les habitudes. L'application de cette façon de faire au comité exécutif permettra le rodage du système et facilitera d'autant son extension au conseil de la Ville », a soutenu la mairesse de Lévis, Danielle Roy Marinelli. Ce projet a pour objectifs d'économiser du temps dans la préparation et la distribution des documents, de réduire les frais d'impression, de reprographie et de messagerie et finalement de contribuer à la préservation de l'environnement.

Pour le comité exécutif et le conseil municipal, une enveloppe budgétaire de 392 000$ a été allouée afin d'assurer la transition au sanspapier. Ce montant couvrira notamment les logiciels, les équipements, l'aménagement des locaux, l'embauche de personnel temporaire, ainsi que la formation des élus. Selon André Roy, adjoint aux communications de la Ville de Lévis, les économies d'argent et de papier engendrées ne sont pas quantifiables immédiatement. On sait toutefois que les blocs de documents des élus peuvent avoir 300 pages. De plus, des économies de temps de travail sont anticipées. « On présume que ça fera sauver beaucoup de temps de photocopie à des gens dont ce n'était pas le mandat principal », souligne-t-il.

Outre ses économies, la consultation des documents à distance deviendra possible par Internet. Les documents pourront aussi être annotés par l'élu, comme cela se fait sur papier. L'archivage numérique sera un autre avantage : les élus pourront consulter les documents des séances antérieures.

Même si le projet s'avère essentiellement technique, selon M. Roy, il permettra en parallèle de réanalyser les processus décisionnels. « On devrait y voir un impact sur les étapes de prises de décision », estime-t-il. En somme, le projet vise aussi à rendre plus efficace le fonctionnement actuel du conseil de Ville.

Au Québec, plusieurs villes comme Matane, Sept-Îles ou La Pocatière ont adopté récemment le conseil sans papier. Si l'expérience pilote du comité exécutif à Lévis s'avère positive, le conseil de Ville devrait suivre en 2009.

Article de Phillipe Brassard. Reproduit avec autorisation.